Introducción:
Contabilidad de costes
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La contabilidad de coste es una rama de la contabilidad que analiza
cómo se distribuyen los costes y los ingresos que genera una empresa
entre:
Los diversos productos que fabrica / comercializa o los servicios que
ofrece.
Entre sus diferentes departamentos de la empresa.
Entre sus clientes.
Con ello, trata de ver cual es el coste de cada producto, de cada
departamento, de cada cliente…, y ver que rentabilidad obtiene de cada uno de
ellos.
Veamos un ejemplo: supongamos una empresa elabora alimentos y bebidas y
presta el servicio correspondiente.
La contabilidad general nos permite conocer a cuanto ascienden los gastos
de personal, de materia prima, de suministros, de amortizaciones, etc., y a
cuanto ascienden los ingresos totales.
La contabilidad de costes, en cambio, nos dirá cuanto le cuesta a la
empresa transformar la materia prima en productos terminados; de ese coste,
que parte corresponde a consumo de materia prima, que parte a mano de obra,
que parte a amortización de equipos, etc.
También nos permite saber que margen obtiene la empresa de cada tipo de
alimentos y/o bebidas, cuales son los más rentables y en cuales pierde
dinero.
Además, nos dirá como se distribuyen los gastos de la empresa entre los
diversos departamentos (compras, producción, ventas, administración, etc.).
En definitiva, mientras que la contabilidad general analiza la empresa
en su conjunto, la contabilidad de coste permite analizar en profundidad los
ingresos que se han generado y los costes que se han producido para fabricar
sus productos.
La contabilidad de costes permite:
Conocer en que costes incurre la empresa en cada fase de elaboración de
sus productos.
Valorar las existencias de productos en curso, semiterminados y
terminados (en función de los costes en los que hasta ese momento hayan
generado).
Detectar posibles actividades, productos o clientes en los que la empresa
pierde dinero.
Fijar los precios de venta conociendo que margen obtiene en cada
producto.
La información que elabora la contabilidad general (balance, cuenta de resultados, estados y origen de
aplicación de fondos, etc.) va destinada tanto a la propia empresa como a
agentes externos (accionistas, Hacienda, Registro Mercantil, entidades
financieras, etc.), mientras que la información que genera la contabilidad
de costes va dirigida únicamente a los órganos internos de la empresa.
Sus destinatarios son la dirección de la empresa y los responsables de
los distintos departamentos con vista a que puedan conocer en profundidad
cómo evolucionan los diversos costes e ingresos, en qué medida se apartan de
los presupuestos, así como los motivos de estas desviaciones, cuales son las
actividades rentables y en cuales se pierde dinero, etc.
Mientras que la contabilidad general tiene unas normas y
criterios muy determinados, que son de obligado cumplimiento para todas
las empresas, en la contabilidad de costes cada entidad tiene plena
libertad para establecer aquel sistema que mejor se adapte a sus necesidades
(de hecho, muchas empresas no aplican ningún sistema de contabilidad de
costes).
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Tipos de costes
Los costes de una empresa se pueden clasificar en función
de diversos criterios.
1.- Según su modalidad:
Materias primas, otros aprovisionamientos, costes de personal, servicios
exteriores, amortizaciones, costes financieros, provisiones, etc.
2.- Según se puedan asignar o no de manera objetiva a un producto
determinado:
Coste directo: aquél
que se puede repartir objetivamente entre los distintos productos, ya que
se sabe con total precisión en que medida cada uno de ellos es responsable de
haber incurrido en este coste.
Por ejemplo, si una empresa fabrica refrescos y galletas, el coste de las
botellas es un coste directo de los refrescos (las galletas no se suelen
embotellar).
Si esta empresa tiene una máquina dedicada exclusivamente a empaquetar
galletas, el coste de esta máquina (su amortización) es un coste directo
imputable a las galletas.
Coste indirecto: aquél
que no se puede repartir objetivamente entre los diversos productos, ya
que no se conoce en que medida cada uno de ellos es responsable del mismo.
Para poder distribuirlo habrá que establecer previamente algún criterio de
reparto, más o menos lógico.
Por ejemplo, en la empresa anterior el consumo eléctrico se debe tanto a
la fabricación de refrescos como a la de galletas. Para poder distribuir este
coste entre dichos productos habrá que establecer algún criterio de reparto
(por ejemplo, horas de funcionamiento de cada línea de producción).
El alquiler de la nave industrial (en la que se elaboran ambos productos)
también es un coste indirecto. También habrá que establecer algún criterio de
reparto (por ejemplo, porcentaje de la superficie de la nave dedicada a cada
actividad).
Por cierto, si la empresa utilizara distintas naves para fabricar cada
producto, el alquiler de cada una de ellas sería en este caso un coste
directo (se asignaría al producto que en ella se fabrique).
La empresa es libre de establecer los criterios de distribución que
considere oportuno, con el
único requisito de que sean criterios lógicos (guarden relación con la
generación del coste que se va a distribuir).
Por ejemplo, en el caso del alquiler de la nave industrial en la que se
elaboran ambos productos, parece preferible utilizar como criterio de reparto
el porcentaje de superficie dedicada a cada actividad, antes que, por
ejemplo, el % que sobre el total de las ventas de la empresa representa cada
producto.
La empresa podrá establecer criterios de reparto diferentes para los
diversos costes indirectos:
Por ejemplo, el coste del alquiler en función de la superficie ocupada;
el coste de electricidad en función del número de horas de funcionamiento de
cada línea de producción; el salario de los vendedores en función del volumen
de ventas de cada producto o del número de clientes, etc.
Los costes serán directos o indirectos dependiendo del tipo de compañía,
de la actividad que realice, de cómo esté organizada. Puede ocurrir que un coste sea directo para una
empresa e indirecto para otra, y viceversa:
Ya hemos señalado en el ejemplo anterior que si la empresa utiliza naves
industriales diferentes para cada producto, este coste deja de ser indirecto
y pasa a ser un coste directo.
También, el que un coste sea directo o indirecto puede depender de los
sistemas de medición y control que tenga la empresa:
En la empresa del ejemplo hemos calificado el consumo eléctrico como un
coste indirecto. Sin embargo, si cada línea de producción dispusiese de un
contador de consumo eléctrico se podría saber con exactitud que parte de este
gasto corresponde a la fabricación de refrescos y que parte a la de galletas,
en cuyo pasaría a ser un coste directo.
3.- Según varíen o no con el nivel de
actividad de la empresa:
Coste fijo: aquél que no
varía con el nivel de actividad de la empresa.
Por ejemplo el alquiler de la oficina
(fabrique la empresa una cantidad u otra, tendrá que pagar el mismo
alquiler).
La amortización de la maquinaria será
también un coste fijo, ya que no depende del volumen de actividad.
Coste variable: aquél
que sí varía con el nivel de actividad.
Por ejemplo, el coste de los envases de
vidrio dependerá del volumen de actividad: si la empresa fabrica más
refrescos tendrá que comprar más botellas.
También hay costes que tienen una
naturaleza mixta: pueden ser semifijos o semivariable.
Coste semifijo: aquél
que evoluciona escalonadamente. En principio se comporta como un coste
fijo hasta que la actividad alcanza un determinado nivel, momento en el que
se produce un incremento brusco del mismo. A partir de ahí se vuelve a
comportar como un coste fijo hasta que nuevamente la actividad alcanza otro
nivel determinado.
Por ejemplo, una empresa dispone de un solo
camión para la distribución de su producción. El coste de este camión (su
amortización) se comporta como un coste fijo.
No obstante, si esta empresa crece, llegará
un momento en el que un solo camión no le resultará suficiente y tendrá que
comprar un segundo camión. En este momento el coste de amortización se
duplicará.
Coste semivariable: aquél
que tiene una parte fija y otra variable.
Por ejemplo, en la factura del teléfono hay
un importe fijo (conexión) y una parte variable (en función del consumo).
4.- Según ya se haya incurrido en los
mismos o estén todavía pendientes:
Coste potencial: aquél
en el que la empresa todavía no ha incurrido, y va a depender de la
decisión que tome la empresa.
Coste incurrido: aquél
que ya se ha producido.
Veamos un ejemplo:
Una empresa estudia la posibilidad de
lanzar una nueva línea de productos y para ello encarga un estudio de
mercado. Una vez que tenga este informe tendrá que tomar la decisión de
seguir o no adelante. Si decide seguir, tendrá que alquilar una nueva nave
industrial para elaborar este producto.
El alquiler de esta nave es un coste
potencial: se incurrirá o no en el mismo dependiendo de la decisión que tome
la empresa.
El coste del estudio de mercado es un coste
ya incurrido (ya se ha producido).
Una vez que haya recibido este informe, si
la empresa quiere analizar la rentabilidad que puede obtener de este
proyecto, tendrá que comparar los ingresos estimados con los costes
potenciales. En este análisis ya no hay que incluir los costes incurridos
(estos ya se han producido, con independencia de que el proyecto siga
adelante o no).
Distintos métodos de control de
costes
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ELEMENTOS DE LOS COSTOS
La competitividad exige que la estructura empresarial
y costos dependan directamente del volumen de ocupación y de aspectos como:
· Temporadas
vacacionales, fechas festivas, fines de semana etc.
·
Localización y
· Complemento
de marketing
Las políticas del manejo operacional como el control
de costos son de responsabilidad de la gerencia general y de operaciones,
de acuerdo a los presupuestos de ocupación del periodo,
diseñando el efecto de cada elemento del costo.
Los elementos de costos de una empresa de
hospedaje son:
1.-
Materias primas, suministros y materiales
2.-
mano de obra (directa e indirecta)
3.-
Costos indirectos del servicio
1.- Materias primas, suministros y
materiales.-
Principal elemento, valor que en un producto, lo
conforma la mayor parte del costo de las áreas de alimentos y bebidas.
Su requerimiento se efectúa en función de la
ocupabilidad de los huéspedes y/o comensales y de acuerdo a la carta que esta
oferte.
a.- La materia
prima.- Elemento que forma
parte del producto.
-
Perecederos
: Carnes, aves, pecados y mariscos
-Semi -
perecederos : Frutas, verduras, hortalizas
-No perecederos
: Abarrotes, vinos, licores
b.- Suministros.- Bienes materiales que sirven de
complemento para brindar un servicio (alojamiento, lavandería, a y b, entre
otros)
- Suministros de huésped:
Jabón, papel higiénico,
- Suministros de limpieza:
Detergentes,
ambientadores
- Formatos y papelería : Formatos, útiles de
escritorio
c.- Materiales diversos.- Bienes que participan
en la producción de bienes y servicios de los diversos
departamentos operativos, ejemplos:
- Repuestos, combustible, gas entre
otros.
En los establecimientos hoteleros la
departamentalización del servicio a prestar, determina la naturaleza de la
materia prima, suministros y materiales a utilizar según el
departamento de servicio.
2.- Mano de obra.-
En cualquier empresa y en particular en una empresa de
servicios el recurso humano es el elemento más importante de la gestión y de la
prestación del servicio, pues por mayor avance científico o tecnológico
en un establecimiento hotelero se requiere de una persona que efectué,
supervise y controle la operación, causando así un costo de mano de obra.
El promedio de ocupación anual determina el
requerimiento de la planilla fija o estable, para evitar los sobre costos
y tiempo.
Existen estándares de requerimiento de
personal que está en función del número de habitaciones
del hotel.
Además de los estándares, de acuerdo al producto a
elaborar o servicio a prestar se establecen los tiempos y movimientos
mínimos como base para determinar el trabajo en una hora, día, o el
número de habitaciones por arreglar o el número mesas por atender.
Para establecer la proyección de necesidad de
mano de obra en un hotel de X cantidad de habitaciones, se debe tener en cuenta
el área de pisos, cantidad de camas, servicios adicionales, pues inciden
directamente en el tiempo del arreglo de una habitación.
Por ejemplo tomando como promedio de 20 minutos
el arreglo de una habitación doble, se puede proyectar:
· Cuantas
habitaciones arregla en un día una camarera.
· Cuantas
camareras se necesitan en un hotel de X número de habitaciones.
· Según el
presupuesto de ocupación, cuál será la mano de obra a contratar.
Según el grado de participación en el manejo del
producto o servicio la mano de obra puede ser:
a) Mano de obra directa.- Los
que intervienen directamente en el proceso de producción o servicio. Por ello
es muy importante definir el organigrama funcional del hotel donde se pueda
identificar fácilmente el personal directo. Ejemplos:
La camarera, el recepcionista, el chef, el
barman, el mesero etc.
La mano de obra directa debe ser variable, ya
que pueda cambiar por eventos de la producción o servicio, como
incremento de la producción, temporada alta o baja.
b) Mano de obra indirecta.- Se
conforma por el personal de oficinas administrativas y dirección,
que no participan o no intervienen en forma directa en el proceso
productivo o servicio. Ejemplos:
Mantenimiento, administración, compras etc.
3.- Costos indirectos de
producción o del servicio – CIS.-
El tercer elemento está conformado por todos los
gastos y servicios que no están en los dos elementos anteriores, como por
ejemplo el servicio de agua, energía, arriendo del local, servicios de
reparaciones etc. Estos elementos también son necesarios para la producción
o para la prestación del servicio.
Estos elementos para su distribución e
identificación en los departamentos operativos y / o servicios requieren
de algunos métodos de reparto. Como por ejemplo la energía en función
(Kw) determinado por el consumo de los focos y de los equipos que utilizan
energía eléctrica por habitación, los gastos de licencia y la
depreciación en función de los metros cuadrados de construcción del
hotel, el consumo de teléfono por ejemplo en función de las ventas, etc.
Diferencia entre Costo y Gasto
Conceptualmente
no siempre resulta fácil diferenciar entre un costo y un gasto, conceptos que
si bien significan erogaciones, tienen una naturaleza y una connotación bien
diferentes.El costo hace referencia al conjunto de erogaciones en que se incurre para producir un bien o servicio, como es la materia prima, insumos y mano de obra.
El gasto, en cambio, es el conjunto de erogaciones destinadas a la distribución o venta del producto, y a la administración.
Se detalla aquí una gran diferencia: El costo es la erogación en que se incurre para fabricar un producto. El gasto es la erogación en que se incurre para distribuirlo y para administrar los procesos relacionados con la gestión, comercialización y venta de los productos, para operar la empresa o negocio.
Por ejemplo, supongamos una empresa que fabrica tornillos. Cada tornillo requerirá de cierta cantidad de hierro, así como la mano de obra para poderlo fabricar. Necesitará también cierta cantidad de energía eléctrica para operar la maquinaria que lo produce. También requerirá material para ser empacado. Hasta aquí todas las erogaciones se pueden considerar como costo. Ahora ya el tornillo está fabricado, empacado y almacenado listo para ser comercializado.
Una vez el tornillo terminado se encuentra en la bodega, toda erogación en que se incurra en adelante, se constituirá en un gasto.
Para vender esos tornillos habrá que pagar transporte, almacenamiento, teléfono, pagarle al vendedor, a la recepcionista, al gerente, al contador público y al abogado, etc. Todas esas erogaciones se consideran como gastos.
Esto, por supuesto, de una forma simplificada y elemental, ya que un costeo preciso requiere considerar muchos aspectos adicionales.
De aquí podemos advertir otra diferencia. Los elementos que constituyen costo, generalmente están presentes en el producto terminado: en cada tornillo hay una cantidad de hierro, una cantidad de minutos de trabajo, y unos cuantos vatios de energía. Todos cuantificables y identificables.
Mientras que el sueldo del vendedor, de la secretaria o del gerente, no se puede identificar en el tornillo, por cuanto no están, ya que fueron posteriores a su fabricación, o estas personas no realizaron ninguna actividad que se pueda imputar de forma directa en la fabricación del tornillo.
Una diferencia más teórica nos dice que el gasto es la erogación de la que no esperamos obtener un ingreso futuro, y el costo es una erogación de la que sí se espera un ingreso futuro.
Lo anterior luce más sencillo cuando suponemos que de lo pagado al gerente (gasto) no hay forma de obtener un ingreso. En cambio, de la venta del tornillo sí se puede obtener algún ingreso.
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