FACULTAD DE
CIENCIAS SOCIALES, JURÍDICAS Y DE LA COMUNICACIÓN
Grado Turismo
TRABAJO DE FIN DE GRADO
LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
EL BANQUETE DE BODAS.
Presentado por Paloma García
Diez
Tutelado por Marta Laguna
Segovia, 20 de Junio de 2014
1
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………3
CAPÍTULO 1
Conceptos Generales
1.1. Concepto de evento
..................................................................................6
1.2. Objetivos
.....................................................................................................6
1.3. Tipos de eventos
.......................................................................................6
1.4. Organización de eventos
..........................................................................9
1.5. Funciones del organizador
de eventos ..................................................11
CAPÍTULO 2
Organización de un enlace
matrimonial por parte de una Empresa de Hostelería
2.1. Aspectos generales
...................................................................................14
2.2. Captación del cliente
................................................................................14
2.3. La reserva del evento
................................................................................17
2.4. Contratación del servicio
a realizar ........................................................18
2.5. Elección y
características del salón
.......................................................20
2.5.1. Tipos de mesas
..................................................................................20
2.5.2. Tipos de comedores
..........................................................................26
2.5.3. Elementos de la mesa
.......................................................................29
2.6. Los invitados
..............................................................................................33
2.6.1. El protocolo y sus
tipos .....................................................................33
2
2.6.2. Distribución y
colocación de los comensales en un comedor ........34
2.6.3. Sistema de indicación
de protocolo..................................................40
2.7. El menú
.......................................................................................................42
2.8. El servicio del banquete
...........................................................................44
2.9. El servicio de baile o
discoteca...............................................................45
2.10. Servicio post-evento
.................................................................................45
CAPÍTULO 3
Conclusiones
3.1.
Conclusiones…………………………………………….…………..……………48
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS………………………………………..……………50
[INTRODUCIÓN]
3
INTRODUCCIÓN
El objetivo del presente
trabajo es presentar las directrices que se deben seguir dentro de un
establecimiento de hostelería y restauración para poder organizar correctamente
un tipo de evento concreto. El supuesto que se analizará será la celebración de
una boda en un establecimiento especializado en esa clase de eventos. El
establecimiento está ubicado en la provincia de Segovia, al pie de la sierra de
Guadarrama, por lo que cuenta con unas vistas privilegiadas. En su interior
antes de acceder a los salones, hay unos amplios jardines con zona de recreo
para niños. Cuenta con tres grandes salones con diferentes capacidades que
pueden acoger 100, 200 y 600 personas.
Antes de exponer la
organización de un banquete de bodas por parte de un establecimiento de hostelería,
primero analizaremos los eventos de forma general, viendo su conceptualización,
objetivos a conseguir, las distintas tipologías, la organización y las
funciones del organizador. Dependiendo del tipo de evento, algunos de estos
elementos variaran, sobre todo los objetivos. Por el contrario, la
planificación y organización es muy común para los diferentes eventos.
En el segundo capítulo veremos
las pautas a seguir, desde el punto de vista protocolario, que es una de las
ciencias por las que se rige la hostelería para la organización de cualquier
tipo de eventos, como por ejemplo, cenas de galas, comidas de empresas,
jubilaciones, comuniones, etc. Y por supuesto el caso que vamos a tratar a
fondo, el enlace matrimonial. Además del protocolo, trataremos de esbozar como
organizar el evento desde la captación del cliente hasta el seguimiento de éste
una vez finalizado el evento.
Preparar un evento no es cosa
fácil, ya que actúan muchos factores y tipos de públicos. Hay que
interrelacionar a mucha gente, como los organizadores, los asistentes, los
proveedores, el personal contratado para la ejecución, etc. Para que el evento
llegue a su fin con el éxito deseado por todas las partes, es necesario seguir
correctamente las pautas que se desarrollan a lo largo de este trabajo. Como
veremos son muchos los requisitos y elementos que participan en los eventos y
tienen que ir adaptándose entre ellos para el correcto desarrollo de la
celebración. Muchas de las normas vienen marcadas por las costumbres o por el
protocolo, aunque en parte de las acciones que se
4
Desarrollan en un evento son
marcadas por la empresa organizadora y las necesidades de los clientes.
5
CAPÍTULO I:
CONCEPTOS GENERALES
[[CAPÍTULO I]
6
1.1 CONCEPTO DE EVENTO El
término evento proviene del latín eventus y, según el diccionario de la Real
Academia Española, tiene tres acepciones. La primera definición establece que
el evento es un suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho
acontecimiento puede ser social, comercial, deportivo, etc. Esta sería la
definición que encajaría con el trabajo que estamos desarrollando. Otra
definición de evento, hace referencia a algo imprevisto o que puede acaecer
aunque no exista seguridad al respecto. Una eventualidad es algo que escapa los
límites de lo planificado; en la primera definición, un evento debe ser
programado con antelación. Un tercer concepto y que podría englobar los dos
anteriores: un evento es una cosa que sucede. Desde esta perspectiva, el evento
puede ser planificado o desarrollarse de manera imprevista.
1.2 OBJETIVOS
Cuando se realiza la
celebración de un evento, sea del tipo que sea, hay que tener en cuenta los
objetivos que se quieren alcanzar y la naturaleza del evento. Porque en función
de los objetivos, las pautas a seguir en la organización del mismo pueden ser
muy diferentes.
Para los organizadores del
evento los objetivos pueden ser muy variados. El económico sería uno de los más
importantes, también es relevante que el evento cumpla las expectativas que
perseguía, que los clientes o participantes salgan satisfechos.
En el caso de un enlace
matrimonial los objetivos que se persiguen es compartir y agasajar a los
invitados al evento en un día especial para los novios y para ello realizan un
banquete que es el acto de mayor relevancia dentro del mercado de reuniones
sociales, que es claramente la naturaleza de este evento.
[CONCEPTOS GENERALES]
7
1.3 TIPOS DE EVENTOS
No existe una clasificación
claramente definida, ya que no existe una tipología universal, porque
dependiendo de los países y las sociedades costumbristas, esta puede tener
connotaciones diferentes.
Atendiendo a su carácter,
organización y objetivos, los eventos se pueden clasificar en los siguientes
tipos:
ASAMBLEAS: Son reuniones
periódicas en las que el Consejo de Administración convoca a sus accionistas o
socios con el fin de darles una información.
CURSOS, SIMPOSIOS,
SEMINARIOS Y CONFERENCIAS: El carácter es totalmente formativo. Son organizados
generalmente por universidades, asociaciones, colectivos profesionales, etc.
CONGRESOS: Son reuniones a
gran escala, que están dirigidas a un sector determinado con el fin de divulgar
ideas y diseñar objetivos.
CONVENCIONES: Son reuniones
convocadas por las empresas u organizaciones, cuyo fin es informar y motivar.
La participación es normalmente restringida a personas que tengan conocimiento
sobre el tema a tratar en la convención.
FERIAS Y EXPOSICIONES: Su
objetivo sería facilitar un intercambio de negocio dentro de un mismo mercado a
mayoristas y minoristas.
INCENTIVOS: Es la manera de
premiar y motivar a futuro que tienen las empresas para que sus empleados
cumplan o sobrepasen unos objetivos previamente establecidos.
OTROS: En la sociedad en la
que nos movemos, existen una serie de manifestaciones que gracias a su
participación masiva, pueden necesitar para su desarrollo los servicios de
empresas especializadas, como por ejemplo: Conciertos, festivales de música, de
teatro, exposiciones artísticas competiciones deportivas, enlaces
matrimoniales, celebraciones locales, etc. Aquí la organización y los objetivos
varían dependiendo del acto que se esté llevando a cabo.
[[CAPÍTULO I]
8
Cuadro 1.1 TIPOLOGIA DE LOS
EVENTOS
EVENTOS
CONVOCANTE
ASISTENTES
DURACION
OBJETIVOS
Asambleas
Asociaciones, Empresas…
Socios. Accionistas…
1 Día
Información
Cursos
Universidades, Asociaciones
Estudiantes, Profesionales
De 1 a 5 Días
Formación
Simposios
Empresas, Asociaciones
Profesionales
De 1 a 2 Días
Científico
Seminarios
Empresas, Asociaciones,
Administración
Profesionales del sector,
Personal de Empresa
De 1 a 2 Días
Formación
Conferencias
Empresas, Asociaciones,
Universidades
Profesionales, Personal de
Empresa, Estudiantes
1 Día
Formación
Congresos
Empresas, Universidades
Profesionales del sector..
De 3 a 5 Días
Científico, Tecnológico..
Convenciones
Empresas,
Profesionales del sector..
De 1 a 2 Días
Información, Notificación..
Ferias y Exposiciones
Empresas, Administración,
Profesionales, Gran Público
De 4 a 8 Días
Comercial
Incentivos
Empresas
Personal de Empresa
De 2 a 10 Días
Motivación
Conciertos, Festivales…
Administración, Empresa
Gran Público
1 Día
Cultural, Social
Enlaces Matrimoniales
Los Novios
Invitados Concretos
De 1 a 2 Días
Social
Fuente: Elaboración propia
Atendiendo a su naturaleza,
podemos diferenciar las siguientes tipologías :
INTERNACIONALES: Aquellos
que que sean originados por alguna Institución Internacional ya sea de carácter
regional o mundial.
[CONCEPTOS GENERALES]
9
NACIONALES CON PARTICIPACIÓN
INTERNACIONAL: En este caso se trata de congresos, generalmente, su carácter
permite tener una participación extranjera.
NACIONALES: El origen, su
organización y su presentación es puramente nacional, aunque puede o no tener
invitados extranjeros.
Atendiendo a la temática,
podemos separarlos en:
EMPRESARIALES: Aquellos que
son organizados con un carácter comercial.
SOCIALES: El principal
objetivo es que la gente invitada se relacione entre sí, y tiene por finalidad
la celebración de algún acontecimiento.
DEPORTIVOS: Son actividades
que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas
en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas,
Sociales, Deportivas, Políticas, etc.
1.4 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
En los últimos años, los
eventos han adquirido una importancia de tal envergadura que su configuración e
importancia son muy diferentes a los de otras épocas. Es una industria que, con
el transcurso del tiempo, ha ido creciendo cada vez más, y se ha ido afianzando.
De hecho, estamos hablando de “industria de los eventos”, algo impensable unos
años atrás.
Años antes del periodo de
crisis mundial que vivimos, los eventos se convirtieron en algo indispensable
para muchos sectores empresariales. Cada vez contábamos con mejores
tecnologías, se buscaba una mayor rentabilidad siempre satisfaciendo al cliente
y cumpliendo los objetivos marcados.
Los eventos en sí mismos son
estrategias organizativas que se desarrollarán por diferentes necesidades según
al evento al que nos refiramos.
La organización de eventos es
el proceso de diseño, planificación, producción y seguimiento y valoración de
un suceso de importancia relevante que se encuentra programado. Dependiendo del
hecho que se esté celebrando, la finalidad puede variar
[[CAPÍTULO I]
10
considerablemente. Los pasos a
seguir para la planificación de un evento son los siguientes:
1º. CAPTACIÓN DE CLIENTES: Se
realiza segmentando los clientes, realizando acciones de comunicación y
promoción hacía ese mercado seleccionado.
2º. DISEÑO: Es la
configuración de las distintas fases, por las que pasará el evento. En esta
fase se marcarán los objetivos a conseguir, que condicionarán muchas de las
decisiones adoptadas en el resto de las fases.
3º. PRODUCCIÓN: Son las de
gestiones que se producen antes de la celebración del evento y que tiene como
objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el
evento.
4º. MONTAJE: Es la
organización, diseño y disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos
que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
5º. EJECUCIÓN: Fase en la que,
estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo
tiempo, comparten las actividades planificadas.
6º. DESMONTAJE: Es la
disposición y acción para retirar los materiales y elementos que fueron
utilizados en el evento.
7º. EVALUACIÓN DE RESULTADOS:
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La evaluación de resultados
es una de las partes más importante del post-evento. Conocer si se han
cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con
ellos.
[CONCEPTOS GENERALES]
11
Gráfico 1.1 ORGANIGRAMA DE
PLANICFICACIÓN DE UN EVENTO
Fuente:http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Organizaci%C3%B3n_de_eventos&action=edit§ion=1
1.5 FUNCIONES DEL ORGANIZADOR
DE EVENTOS
El organizador de eventos debe
ser una persona capacitada, de acuerdo a las actividades que desarrollan en el
perfil profesional, para planificar eventos; organizar y gestionar las
actividades dentro del evento; además deberá controlar y coordinar la
cronología del evento, así como vender y promocionar actividades. Las funciones
que tiene que desarrollar cualquier profesional son las siguientes:
CAPTACIÓN DE CLIENTES:
Consiste en la captación de clientes potenciales para que realicen o participen
en el evento a realizar; segmentar el mercado; realizar acciones para conseguir
clientes reales.
[[CAPÍTULO I]
12
PLANIFICAR Y DISEÑAR
EVENTOS: Consiste en la identificación de los objetivos del mismo; realizar un
presupuesto; confeccionar la cronología del evento.
ORGANIZAR Y GESTIONAR
EVENTOS: Esta función consiste en la capacidad del organizador para disponer de
todos los recursos humanos, económicos y técnicos del evento; revisar y dar una
orden a cada actividad del evento en el cronograma del mismo; tiene que ser el
que dirija y organice los servicios a contratar y/o contratados y el cliente
solicitante del evento.
CONTROLAR Y COORDINAR EL CRONOGRAMA
DEL EVENTO: El organizador de eventos, en esta función debe estar capacitado
para supervisar, guiar y dirigir los recursos económicos, materiales, técnicos
y humanos del evento; evaluar el resultado final del evento realizado, a fin de
comprobar su eficaz desarrollo.
Respecto a las capacidades
profesionales que debe tener cualquier organizador de eventos y a los
desempeños que deberá realizar se puede señalar lo siguiente -aunque se podría
describir muchos más- solo vamos a enumerar los principales:
El profesional deberá
aplicar técnicas de organización de eventos, relaciones públicas, ceremonial y
protocolo.
Tendrá que establecer
relaciones sociales de liderazgo, cooperación, coordinación e intercambio en el
propio equipo de trabajo y con otras áreas del establecimiento.
Deberá comprender,
interpretar, crear y transmitir presupuestos, documentación e información oral
y escrita con los clientes, proveedores y/o personal del evento.
Identificar y aplicar formas
de comunicación y atención al cliente con empatía y cortesía. Aplicar técnicas
de marketing, ventas y promoción negociación con proveedores y clientes.
Aplicar técnicas de
resolución de conflictos e imprevistos.
13
CAPÍTULO II:
ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UN EMPRESA DE HOSTELERIA
[[CAPÍTULO II]
14
2.1 ASPECTOS GENERALES Un
enlace matrimonial estaría incluido dentro de un evento social. El objetivo
final será la correcta celebración de este evento. Para ello los novios deben
de obtener un nivel de satisfacción alto y lo conseguirán en gran medida si
logran cubrir de forma adecuada las expectativas de sus invitados o incluso superarlas.
Para la organización de un enlace matrimonial debido a sus características tan
especiales y personales, se puede plantear de diferentes maneras. Los novios
deciden el día del enlace, la forma de hacerlo, civil o religiosa. A partir de
aquí se pueden plantear como llevar acabo la celebración de ese día: a.
Encargarse ellos de buscar el lugar de la ceremonia y la celebración del
banquete, invitaciones, regalos, decoración, etc. b. Contratar a una empresa
especializada que les ayude con todos los preparativos. Elegir una opción u
otra será una decisión muy personal. En los dos casos, aunque en diferente
medida, siempre tendrán que contar con una empresa especializada para llevar a
cabo su objetivo. Trataremos de resumir las pautas a seguir, para conseguir los
objetivos, una vez elegida la fecha y la manera de realizarlo. Los novios
llevarán una planificación en función de la organización que hayan elegido.
Vamos a analizar el caso en el que los novios se encarguen de la organización,
centrándonos en la celebración del banquete por parte de la empresa hostelera.
2.2 CAPTACIÓN DEL CLIENTE
Vamos a tratar de definir los
aspectos más importantes a tener en cuenta para organizar un banquete de bodas
por parte de la empresa hostelera “FINCA LAS CONTENTAS” cuyas características
las presentamos en la introducción de este trabajo.
El departamento comercial será
el encargado de captar clientes. Para ello usará publicidad en medios de
comunicación, folletos promocionales y ofertas y promociones especificas. Una
vez que los clientes se interesan por la empresa para la realización del
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
15
evento y nos solicitan
información, la empresa les entregará un dossier estándar con la siguiente
información:
Folleto tríptico descriptivo
del establecimiento con ejemplos de menús para cóctel, almuerzo o cena.
Servicio de baile o
discoteca y otros servicios adicionales.
Atenciones a los novios.
Condiciones generales:
fianza a realizar, fechas límites en las que se deba dar el número de
invitados, colocación de mesas, etc.
Si esta información nos la
solicitan los futuros clientes, visitándonos a nuestro establecimiento, además
de la información que se les entrega (arriba relacionada) se les enseñan los salones
de los que disponemos, los jardines y por último se les invita a un aperitivo
en el bar de nuestro establecimiento.
Figura 2.1 Ejemplo de Menú de
aperitivo
Fuente. Finca “Las Contentas”
(2013)
[[CAPÍTULO II]
16
Figura 2.2 Ejemplo de Menú de
almuerzo o cena
Fuente. Finca “Las Contentas”
(2013)
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
17
Figura 2.3 Ejemplo menú de
otros servicios
Fuente. Finca “Las Contentas”
(2013)
2.3 LA RESERVA DEL EVENTO
Una vez que los novios se
deciden por celebrar el banquete de bodas en este establecimiento, se procede a
la reserva de la fecha y del salón elegido. Para elegir uno de los tres salones
de los que disponen, se habrá tenido en cuenta dos aspectos importantes:
La previsión, por parte de
los novios, del número de invitados al evento que indique el salón con
capacidad para ello.
La predilección de los
novios por uno de los salones, siempre y cuando exista disponibilidad para
poder elegir.
[[CAPÍTULO II]
18
Para llevar a cabo el bloqueo
de la fecha y del espacio será necesario un depósito o fianza que garantice esa
reserva. Esta garantía económica puede ser fija o variable de acuerdo con la
política interna de la empresa, en nuestro caso será una cantidad fija. La
entrega de la fianza económica irá respaldada por un recibo donde se indicará:
La cantidad pecuniaria
entregada.
La fecha del evento.
El salón reservado.
El tipo de servicio
(almuerzo o cena).
Las condiciones del
depósito.
2.4 CONTRATACIÓN DEL SERVICIO
A REALIZAR
Una vez captado el cliente y
con el depósito de reserva efectuado se pasará a la firma del contrato de
servicios. Para ello la empresa cuenta con un contrato tipo que figura lo
siguiente:
Los datos de la empresa.
La fecha de la firma del
contrato.
El representante de la
empresa.
Los datos de uno de los
novios.
Los términos del contrato
(fecha del evento, horario, salón elegido, número aproximado de personas que
asistirán diferenciando adultos de niños, menú, precio por persona del menú,
los servicios complementarios o especiales como aperitivo antes del banquete,
servicio de discoteca, barra libre, etc. Deberá ir bien especificado los
servicios no incluidos en el menú y el coste de los mismos.)
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE MATRIMONIAL
POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
19
Figura 2.4 Ejemplo de contrato
Fuente. Finca “Las Contentas”
(2013)
[[CAPÍTULO II]
20
2.5 ELECCIÓN Y CARACTERÍSTICAS
DEL SALÓN
El protocolo es un factor
indispensable en toda organización de eventos, pero actúa de manera sublime en
hostelería. Al contar la empresa con varios salones donde ofrecer el banquete,
la elección del mismo tiene que ir marcada por una serie de factores:
1) Número de de invitados; las
dimensiones deben ser las adecuadas para dar cabida a todos, de manera cómoda y
espaciosa.
2) El gusto del cliente; aquí
influirá la decoración del salón, su accesibilidad, luminosidad, etc. En este
sentido se dispone de algunas variables que se podrán modificar dependiendo del
gusto del cliente. Por ejemplo, iluminar el jardín con velas, la ambientación
musical, la disposición de la mesa presidencial, etc.
3) Asesoramiento al cliente
por parte de la empresa; aquí informaremos a los novios sobre los distintos
tipos de mesas y distribuciones que se pueden hacer en cada uno de los salones
de acuerdo con las dimensiones y su capacidad. También se les informará sobre
el tipo de banquete (aperitivo, almuerzo o cena), y los servicios complementarios
que se pueden contratar (baile, discoteca, barra libre).
2.5.1 Tipos de mesas
Al poseer el establecimiento
de diferentes modelos de mesas y sus salas tener dimensiones adecuadas para
diferentes estructuras, la elección del montaje se deja a cargo de los novios
para que lo hagan teniendo en cuenta su gusto y necesidades. En función del
tipo banquete, del número de comensales y del tamaño de la sala se pueden
montar mesas múltiples o mesa única.
A Mesas múltiples. Este tipo
de disposición de las mesas nos permite un mayor aprovechamiento del espacio a
la vez que nos ayuda en la colocación de los invitados, teniendo en cuenta el
tipo de eventos que estamos tratando.
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
21
Figura 2.5 Ejemplo de mesa
múltiples
Fuente:http://www.bodas.net/debates/como-es-tu-plano-del-banquete--t52021
B Mesas únicas. Los más
utilizados en este tipo de mesas son los siguientes:
B.1 Mesas redondas. Este tipo
de mesas se utilizan para pequeñas comidas o banquetes, cuya finalidad es el
acercamiento de los comensales. La capacidad de estas mesas no suele superar
los catorce comensales. Actualmente por su finalidad y debido a los cambios de
tendencias sociales se utilizan estas mesas redondas para la mayoría de
banquetes, pasando a convertirse en una disposición múltiple basada en mesas
redondas. En nuestro establecimiento es el que más se utiliza.
[[CAPÍTULO II]
22
Figura 2.6 Ejemplo de mesa
redonda
Fuente:
http:www.epes.es/visita/formacion/protocolo/organizacion%20de%20banquetes.doc
tipos de comedores más usuales y su protocolo
B.2 Mesas cuadradas. Este tipo
de mesas no son adecuadas para dar cabida a un gran número de comensales. Son
típicas en restaurantes y no se suelen utilizar en banquetes, ya que no son
prácticas.
Figura 2.7 Ejemplo de mesa
cuadrada
Fuente:
http:www.epes.es/visita/formacion/protocolo/organizacion%20de%20banquetes.doc
tipos de comedores más usuales y su protocolo
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
23
B.3 Mesas rectangulares. Es la
más clásica y tradicional. Como mesa única, es la más utilizada por su
capacidad para albergar a los invitados. En las bodas, también han sido muy
utilizadas, pero como hemos dicho anteriormente han dejado protagonismo a las
mesas redondas. Se utiliza sobretodo en distribuciones mixtas, con su unión se
pueden formar diferentes estructuras y así es más fácil la colocación de los
invitados.
Figura 2.8 Ejemplo de mesa
rectangular
Fuente:
http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/
B.4 Mesas ovaladas. Son
parecidas a las rectangulares, diferenciándose en que sus extremos son
redondeados u ovalados. Su uso es poco frecuente en eventos de este tipo.
Figura 2.9 Ejemplo de mesa
ovalada
Fuente:
http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/
[[CAPÍTULO II]
24
B.5 Mesas imperiales. Es una
mesa rectangular con la peculiaridad de que su longitud y su anchura es de una
gran dimensión y las esquinas son redondeadas. Antiguamente se utilizaba para
un gran número de comensales, pero en la actualidad se ha adaptado para menos
personas. Su utilización suele reservarse para acontecimientos oficiales y en
la realeza.
Figura 2.10 Ejemplo de mesa
imperial
Fuente:
http://serviciosrestauracion.blogspot.com. es/
B.6 Mesas en “T”. Su
estructura consta de una mesa rectangular, donde se ubicara la presidencia, y
otra también rectangular pero perpendicular con la primera. En esta segunda van
colocados los invitados.
Figura 2.11 Ejemplo de mesa en
forma de “T”
Fuente:
http:www.epes.es/visita/formacion/protocolo/organizacion%20de%20banquetes.doc
tipos de comedores más usuales y su protocolo
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
25
B.7 Mesas en “U”. Se compone
de tres mesas rectangulares que forman una “U” invertida. Tiene la ventaja de
poder sentar a todos los comensales juntos. Tiene dos usos: Una, colocando a
los invitados solo en la parte exterior y otra, utilizando también la parte
interior para ubicar a los invitados.
Figura 2.12 Ejemplo de mesa en
forma de “U”
Fuente: http:www.epes.es/visita/formacion/protocolo/organizacion%20de%20banquetes.doc
tipos de comedores más usuales y su protocolo
B.8 Mesas en herradura. Las
podíamos clasificar como una variante de las de forma de “T”, cuya diferencia
es que los brazos son redondeados. También se diferencia en que aquí, en ningún
caso, se puede ocupar la parte interna.
Figura 2.13 Ejemplo de mesa en
forma de herradura
Fuente:
http:www.epes.es/visita/formacion/protocolo/organizacion%20de%20banquetes.doc
tipos de comedores más usuales y su protocolo
[[CAPÍTULO II]
26
B.9 Mesas en peine. Para ellas
tendríamos la base en las mesas de la forma de “T”, con la diferencia de tener
un único brazo colocado perpendicular, tiene varios. El uso de este tipo de
mesas en nuestro país no es muy frecuente.
Figura 2.14 Ejemplo de mesa en
forma de peine
Fuente:
http:www.epes.es/visita/formacion/protocolo/organizacion%20de%20banquetes.doc
tipos de comedores más usuales y su protocolo
2.5.2 Tipos de comedores
Según el tipo y la situación
de la mesa presidencial y teniendo en cuenta la disposición y el tipo de mesas
que se utilizaran para los comensales, podemos clasificar los comedores en:
i. Comedor con mesa imperial.
Para el montaje de este comedor se usa una mesa de tipo imperial, donde se
sientan todos los invitados.
ii. Comedor clásico. En el
lugar más destacado del comedor se coloca una mesa rectangular, sentándose los
miembros de la presidencia, de espaldas a la pared o ventanas y sin tapar
ninguna salida, situando el resto de las mesas a partir de la mesa presidencial,
que podrán ser redondas o cuadradas con capacidad de entre seis y diez
comensales.
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
27
Figura 2.15 Ejemplo de comedor
clásico
Fuente:http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/2011/01/tipos-de-comedor-bodas.html
iii. Comedor moderno. Sus
características son iguales que el clásico, la diferencia que existe entre
ambos está en la mesa presidencial, que en este caso puede ser ovalada o
redonda y de mayores dimensiones.
Figura 2.16 Ejemplo de comedor
moderno
Fuente:http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/2011/01/tipos-de-comedor-bodas.html
[[CAPÍTULO II]
28
iv. Comedor mixto. En este
tipo de comedor, además de la mesa presidencial que será rectangular o redonda,
se coloca otra mesa en la que se ubican los invitados de especial relevancia.
Se colocará lo mas cercano posible a las mesa presidencial. Figura 2.17 Ejemplo
de comedor mixto
Fuente:http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/2011/01/tipos-de-comedor-bodas.html
v. Comedor margarita o forma
de estrella. Para la disposición de este comedor se utilizan solamente mesas
redondas, incluso la presidencial que se coloca en el centro del salón. A
partir se distribuyen el resto de mesas en forma de estrella.
Figura 2.18 Ejemplo de comedor
estrella
Fuente:http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/2011/01/tipos-de-comedor-bodas.html
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
29
2.5.3 Elementos de la mesa
Para la composición de la mesa
es necesario disponer de una serie de complementos que tienen una función
concreta. Existen elementos de carácter instrumental como son la cubertería,
vajilla, etc., y otros de carácter decorativos cuya función es hacer la
estética de la mesa más agradable.
MANTELERIA.
Muletón o bajo mantel. Su uso
es práctico aunque no obligatorio. Es muy recomendable debido a las
prestaciones que tiene: Hace que el mantel no se resbale, y salvaguarda la mesa
por el deterioro de el derrame de líquidos o salsas, calor de la comida, etc.,
amortigua el ruido que puede haber durante el servicio de mesa.
Mantel. Es el vestido
principal de la mesa y tiene que estar acorde con la sala, la vajilla y la
cristalería. Como tejido se usa el algodón o el hilo. Los colores usados en
actos oficiales suelen ser blanco o crudo. Pero las tendencias actuales, para
otros tipos de eventos, sobre todo privados, es el uso de colores que estén en
combinación con la estética del salón. Si la silla que se va utilizar está
tapizada o vestida con una funda, el mantel también deberá estar en consonancia
con ésta. Evidentemente tiene que estar en perfectas condiciones de uso, limpio
y planchado, pudiéndose advertir las marcas de los dobleces en los manteles
rectangulares y cuadrados.
Servilleta. Debe de ir a juego
con el mantel. Si no fuese de la misma mantelería, tiene que ser conjuntada con
la que se use. La servilleta puede ir colocada en forma de triangulo o
rectángulo. Se situará a la izquierda del plato o sobre él, en este caso podrá
ir enrollada en forma de rulo. Nunca debe ir metida en la copa. Un dato
importante a tener en cuenta por parte de la empresa encargada de servir el
banquete, es que, hay que tener mayor número de servilletas que comensales, ya
que a lo largo del ágape puede ser necesario realizar algún cambio porque se
hayan ensuciado demasiado. El uso protocolario de la servilleta es muy
sencillo, se colocará sobre las piernas al sentarse y se usará antes y después
de beber para limpiarse los labios y también cuando se sienta suciedad en la boca
o en los dedos. Una vez terminada la comida se colocará de manera informal a la
derecha del plato.
[[CAPÍTULO II]
30
VAJILLA. Existen muchos tipos
de vajillas: De porcelana, de loza, de cristal con diversos tipos de
decoración, lisas o con grabados diferentes. El uso de los elementos que la
componen vendrá determinado por el menú elegido.
Como norma general, se
colocará para cada invitado un bajo plato, que será siempre de mayor tamaño que
el sucesor, que servirá para salvaguardar el mantel. Encima de éste colocaremos
el plato llano o trinchero y en el caso de que el menú estuviese compuesto de
una crema o sopa se colocará un plato hondo. A la izquierda del bajo plato irá
colocado el plato del pan. En el caso en el que se quisiera ofrecer
mantequilla, se colocará a la derecha el servicio de mantequilla. Además de lo
ya indicado, las vajillas se componen de platos de ensalada o ensaladeras,
salseras, platos de postre, servicio de café (taza y plato), etc., que si se
utilizaran a lo largo del banquete, se le colocarían al invitado en el momento
oportuno.
CUBERTERIA. Actualmente el
mercado nos ofrece infinidad de cuberterías con diversos modelos y tamaños,
pero suelen tener una línea básica. La gran mayoría están fabricadas en acero
inoxidable, aunque también se usan de plata, de alpaca e incluso de oro
dependiendo del tipo y relevancia del evento. El tipo de cubiertos, al igual
que pasa con la vajilla, que se van a necesitar, viene marcado por las
necesidades requeridas por el menú que se va a servir. Su colocación se hará de
fuera a dentro según el orden del servicio de los diferentes platos.
Siempre siguiendo esta
premisa, en el lado derecho se colocarán la cuchara, la pala de pescado y el
cuchillo. Y en el lado izquierdo el tenedor de pescado (con tres púas) y el
tenedor de carne (con cuatro púas). Los cubiertos que se van a utilizar para el
postre, se podrán colocar entre la vajilla y la cristalería o se podrán poner
justo antes de servir el postre. Respecto a la cucharilla de café o infusión,
tenemos que indicar que nunca se debe colocar en la mesa, ésta se pondrá en el
momento del servicio.
Actualmente, existen gran
variedad de cubiertos dependiendo de la comida y debido a la evolución
culinaria que constantemente se está produciendo. Así tenemos cubiertos para
caracoles, para el marisco, para diferentes tipos de carne. Para el suministro
por parte de la cocina también
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
31
existe gran variedad. Cuando
se usan los cubiertos se siguen una serie de reglas generales utilizadas por
todo el mundo, vamos a destacar dos que su desconocimiento puede llevar al
personal de servicio (camareros) a la confusión: Los cubiertos cuando se esta
hablando o masticando, se dejarán en el plato en forma de cuña, lo que indica
que aún no se ha terminado. En cambio, cuando ya se ha terminado, se dejaran
encima del plato en paralelo y perpendiculares a la mesa.
CRISTALERÍA. Su material será
de cristal o vidrio. Pueden ser lisas o talladas. Al igual que la vajilla las
copas tienen que estar en perfecto estado, limpias y relucientes. Se colocan
delante de la vajilla y detrás de los cubiertos del postre. Su colocación de
izquierda a derecha será el siguiente:
Copa de agua. Es la de mayor
tamaño.
Copa de vino tinto.
Copa de vino blanco. Es la más
pequeña ya que al servirse frío se echa menos cantidad.
Copa de licor. Si el menú así
lo requiere, suele ir colocada en una segunda fila detrás de la copa de agua.
Copa de cava. Irá colocada al
lado de la copa de licor.
Como ya hemos indicado en
alguna otra ocasión, el cambio que constantemente nos someten las tendencias
sociales, culinarias, decorativas, protocolarias, etc., nos está llevando a que
las copas que se usan para los vinos son de mayor tamaño que las utilizadas en
anteriores fechas, igualándose incluso con las de agua. La hostelería, además
de la cristalería mencionada, tiene a su disposición infinidad de copas y vasos
adecuados para cada tipo de bebida que se sirve. Ejemplos serían: Copa de coctel,
de brandy, vaso de whisky, vaso para combinados, jarra de cerveza, etc.
LA MINUTA. Es el nombre que
recibe el tarjetón, con un granaje de papel grueso y en el que va impreso el
contenido del menú a deleitar. Siempre debe contener:
1. El nombre de quién ofrece
el banquete.
2. La fecha del evento.
[[CAPÍTULO II]
32
3. El menú con todos sus
platos y en el orden de degustación.
4. Los vinos y bebidas que se
ofrecerán.
Además puede aparecer el
logotipo de la empresa de hostelería. Puede ser un tarjetón en vertical, en
horizontal, tipo díptico con algún elemento decorativo relacionado con el acto.
Su colocación será delante de las copas o sobre el plato.
ELEMENTOS DECORATIVOS. La
decoración de una mesa es un complemento muy importante. Nos ayudará a resaltar
un buen servicio de comida. Tiene que ir acorde con la decoración general del
salón. Debe de ser algo sencillo y la vez elegante y nunca puede suponer un
estorbo ni para los comensales ni para los camareros. Los complementos forales
son los más utilizados. Las flores serán naturales y el diseño a elegir no debe
ser muy alto, ya que tiene que permitir el contacto visual entre los invitados.
En los servicios de cena, se pueden colocar velas y deberán estar encendidas.
Pueden formar parte de un complemento foral. Los centros de frutas es otro
complemento muy utilizado debido a la gran dispersión de colores. Tienen que
ser naturales.
Figura 2.19 Ejemplo de
composición de mesa
Fuente. Finca “Las Contentas”
(2003)
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
33
Figura 2.20 Protocolo de
disposición del servicio de mesa
Fuente:http://www.ch-vere.com/la-mesa-perfecta-como-poner-la-mesa-correctamente-formal-e-informal/
2.6 LOS INVITADOS
El listado de los invitados en
un enlace matrimonial, al tratarse de un evento social cuya finalidad es la
celebración de un acontecimiento, es elaborado por los anfitriones, los novios,
con ayuda de sus familiares más directos. Ellos serán quienes decidan con quien
compartir esta fecha tan señalada. Serán los encargados de elaborar la lista,
realizar la impresión de las invitaciones y enviarlas a los interesados como
mínimo con un mes de antelación, aunque en el caso de este tipos de eventos,
las personas que la van a recibir, suelen tener conocimiento de la celebración
antes de enviar las invitaciones oficiales. El carácter del mismo, no difiere
para que existan una serie de normas protocolarias que se deben seguir. Ya que
en la actualidad los establecimientos usan estas técnicas para fomentar,
estimular y favorecer las relaciones sociales. Son de suma importancia para el
éxito de la celebración.
[[CAPÍTULO II]
34
2.6.1 El protocolo y sus tipos
Podríamos decir que el
protocolo es el producto de una serie de normas, tradiciones, costumbres y
obligaciones. Teniendo en cuenta su amplitud y flexibilidad los protocolos se
pueden clasificar:
Atendiendo al lugar donde se
desarrolla el evento.
Cerrado. Si se desarrolla
dentro de un edificio.
Abierto. Si por el contrario
se desarrolla en el exterior.
Atendiendo a la función:
Estructural. Su función es
estructurar eventos importantes y dificultosos.
De gestión. Es el encargado
de definir cómo y cuándo deben de realizarse las cosas.
De atención a
personalidades. Definirá las normas a seguir en la atención, recibimiento y
conducta con los asistentes.
Atendiendo al tipo de acto.
Públicos. Son aquellos
organizados por cualquier organismo oficial o casa real
Privados. El protocolo aquí
se adaptará en función de aquellos que lo organizan.
Militares. Se aplican las
normas protocolarias militares.
Religiosos. Se rigen por el
protocolo eclesial.
Atendiendo a las reglas de
protocolo en actos públicos.
De carácter oficial. Son los
actos organizados por el Gobierno, Administraciones, Comunidades Autónomas,
etc.
De carácter especial. Actos
organizados por instituciones con ocasión de un acontecimiento esporádico.
No oficiales. Los organizan
empresas, fundaciones, etc.
Actos privados. Son los de
ámbito familiar o doméstico.
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
35
2.6.2. Distribución,
colocación de los comensales en un comedor
Anteriormente hemos analizado
los distintos tipos de mesas que se pueden utilizar en un comedor. Si además
sabemos los comensales que van a asistir, podremos efectuar la distribución del
salón siempre teniendo en cuenta la opinión de los anfitriones. Veremos por
separado la mesa presidencial y el resto de asistentes.
La presidencia. Presidir una
mesa implica ocupar el lugar más destacado o relevante. Por tanto, la ocuparán
los anfitriones, por los que se celebra el evento y sus familiares más
allegados si lo desean. La disposición está en relación con el tipo de mesa
elegida. La distribución según el protocolo viene marcado en dos formas o
sistemas:
Sistema francés o de
presidencia francesa. Las presidencias se sitúan en el centro de la mesa, una
enfrente de la otra y a partir de éstos, los invitados se colocan siguiendo el
orden de precedencia. Es el sistema más utilizado en España y el resto de
Europa.
Figura 2.21Ejemplo de sistema
francés o de presidencia francesa
Fuente:
http://protocoloalavista.wordpress.com/tag/invitado-de-honor/
Sistema inglés o de
presidencia inglesa. Las presidencias se colocarán en los extremos de las mesas.
Con este sistema la diferencia jerárquica es menos notable, ya que los
comensales con menor jerarquía se sitúan en el centro de la mesa.
[[CAPÍTULO II]
36
Figura 2.22 Ejemplo de sistema
inglés o de presidencia inglesa
Fuente:
http://protocoloalavista.wordpress.com/tag/invitado-de-honor/
En la mayoría de enlaces
matrimoniales no se sigue el protocolo de una forma estricta. En nuestro caso
particular la distribución de la mesa presidencial suele ser con los dos
anfitriones sentados en el centro y juntos y acompañados de sus padres.
Los invitados o asistentes.
Confeccionada la lista de invitados, la distribución del salón puede ir marcado
por el protocolo o realizarlo dependiendo del gusto de los novios, aconsejados
por la empresa organizadora. Formalmente la colocación de los invitados, en
base a su presidencia, se puede realizar:
Sistema reloj: Se coloca a los
comensales de forma correlativa a derechas e izquierdas de la primera
presidencia, continuando por la derecha e izquierda de la segunda presidencia,
siguiendo el sentido de la agujas del reloj. El orden a servir lo establece la
lista de precedencia.
Sistema cartesiano o en “X”.
Se colocaran formando una equis a la derecha e izquierda de las presidencias.
Derecha de la primera presidencia, derecha de la segunda presidencia, izquierda
de primera presidencia, izquierda de la segunda presidencia y así
correlativamente.
Hemos visto las técnicas de
distribución de los invitados de manera oficial, pero también se debe de tener
en cuenta, una serie de cuestiones y de
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
37
Costumbres a la hora de
conjugar a los comensales que pertenecen al protocolo social. Si con el
protocolo oficial, la presidencia era la premisa a seguir para su distribución
y colocación, en el protocolo social, se verá alterada en muchas ocasiones por
reglas de cortesía, cuestiones de convivencia o afinidad.
En nuestro caso particular, la
distribución de las mesas y los invitados corre a cargo de los novios. Nosotros
les proponemos el plano de las mesas y ellos se encargan de acoplar a los invitados.
La distribución se suele hacer en base a parentescos, amistades, relaciones
laborables, edad, etc. También, solemos proponer mesa especial para niños.
Un ejemplo concreto de un
banquete de boda de mesas redondas y con presidencia clásica sería:
- Para la colocación de las
mesas se opta por nombres alusivos de los principales monumentos de Segovia.
- La colocación de los
comensales:
La mesa presidencial: Es la
primera a determinar ya que esta marca la importancia de las otras mesas dentro
del salón. La presidencia la tienen los novios, que se sitúan en el centro de
la mesa. La novia irá siempre a la izquierda del novio seguida de su padre y
padrino y su madre. A la derecha del novio se situará la madre y madrina y a
continuación su padre.
Las mesas de los comensales.
1. Mesa Alcázar: Hermanos
novio.
2. Mesa Catedral: Tíos novio.
3. Mesa Iglesia San Miguel:
Tíos y primos novio.
4. Mesa San Millán: Compañeros
trabajo novio.
5. Mesa Iglesia San Clemente:
Primos novio.
6. Mesa Palacio de La Granja:
Amigos novio.
7. Mesa Castillo Cuellar:
Amigos novio.
8. Mesa Castillo Pedraza:
Amigos padres novio.
[[CAPÍTULO II]
38
9. Mesa Acueducto: Hermanos
novia.
10. Mesa Iglesia Vera Cruz:
Tíos novia.
11. Mesa Iglesia San Martín:
Compañeros trabajo novia.
12. Mesa San Esteban: Primos
novia.
13. Mesa Palacio de Riofrío:
Amigas novia.
14. Mesa Castillo Coca: Amigos
novia.
15. Mesa Castillo Turégano:
Amigos padres novia.
16. Mesa Castillo Castilnovo:
Niños.
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
39
Figuras 2.23 y 2.24 Ejemplo de
colocación de los comensales en un salón.
Fuente: Elaboración propia.
Fuente. Finca “Las Contentas”
(2003)
[[CAPÍTULO II]
40
Este ejemplo de distribución
de invitados sería para un enlace matrimonial “Tipo”, teniendo en cuenta las
características especiales de este evento y siguiendo para su colocación los
siguientes criterios:
En la ordenación de los
invitados, en el protocolo, siempre tienen más importancia las mesas más
cercanas sobre las más lejanas a la presidencia y la derecha sobre la
izquierda.
Los comensales de una mesa
estarán situados de manera que siempre haya alternancia de sexos.
2.6.3 Sistema de indicación de
protocolo
El número de comensales
asistentes a un banquete puede llegar a ser muy numeroso en determinadas
ocasiones y necesitar elementos que ayuden a indicar a los invitados cual es el
lugar que les corresponde a cada uno de ellos.
Mesero. Se trata de un plano
de la mesa confeccionado en piel o similar, dónde se colocan unas tarjetas con
el nombre de los comensales en el orden y disposición que les indica donde
deben situarse en la mesa, debiéndose marcar también la entrada. Es utilizado
como sistema de indicación para mesas rectangulares y se colocara a la entrada
del salón, en un lugar visible para que los invitados puedan verlo fácilmente.
Figura 2.25.Ejemplo de mesero
Fuente:
http://jardinesdeabril.es/wp/wp-content/uploads/2014/01/Mesero.jpg
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE MATRIMONIAL
POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
41
Tarjeta individual. Se trata
de unos pequeños dípticos, que el personal de organización entrega a cada
invitado al llegar al lugar de la celebración. Así cada persona conoce con
antelación la ubicación que tiene en el salón. En la portada el escudo
familiar, el logotipo de quien lo convoca, un epígrafe que identifique el acto
que se celebra y el nombre del invitado en cuestión y de la persona que lo
acompaña en su caso. Dentro de la tarjeta individual estará el plano con la
distribución de mesas indicando la mesa y el asiento que le corresponde a cada
comensal.
Figura 2.26 Ejemplo de tarjeta
individual
Fuente:
http://jardinesdeabril.es/2014/01/28/socorro-como-situo-a-los-invitados/
El panel. Los paneles suelen
tener un tamaño considerable y se colocarán en un lugar visible, a la entrada
del salón, para que los invitados puedan orientarse y conocer el lugar que
deben ocupar. El panel consta de dos partes: un plano o croquis con la
situación de las mesas y un listado por orden alfabético con el nombre y el
número de mesa que corresponde a cada invitado.
[[CAPÍTULO II]
42
Figura 2.27 Ejemplo de panel
Fuente:
http://jardinesdeabril.es/2014/01/28/socorro-como-situo-a-los-invitados/
Tarjetas de identificación.
Hay de dos tipos:
De mesa: A pesar de que el
invitado conozca el lugar donde se sitúa la mesa asignada es muy aconsejable
colocar en ella una tarjeta con el número o nombre de la mesa. Actualmente se
está imponiendo asignar a las mesas con nombres alusivos al acto que se
celebra, temáticas preferidas de los anfitriones, etc. Esta nueva tendencia
conlleva a que un lugar de una tarjeta se coloque algún otro elemento con el
que se identifique la mesa. Se colocará en el centro de la mesa en un lugar
visible. Un ejemplo sería monumentos de la zona.
De comensal: Su función es
indicar al invitado su posición en la mesa. Se coloca entre los cubiertos del
postre y la cristalería.
Las tarjetas de
identificación, por lo general, se usan como complemento del sistema indicativo
del panel, formando un sistema indicativo mixto.
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
43
2.7 EL MENÚ
La elección del menú en
cualquier banquete, es uno de los hechos que adquiere más relevancia y ésta
será aún mayor cuando se trata de un enlace matrimonial ya que sobre él recae,
en gran parte, el éxito del evento. Para elegir el conjunto de platos que se
van a degustar, hay que tener en cuenta una serie de factores importantes:
El presupuesto. El menú
junto con el resto de los servicios debe de estar en consonancia con la
calidad, el servicio ofrecido y el precio.
El tipo de banquete.
Dependerá si es almuerzo o cena. También influye si va acompañado de un
aperitivo o coctel de bienvenida. Se elegirá lo más apropiado para cada ocasión
y siempre intentando que no sean platos demasiado copiosos.
La época estacional.
Dependiendo de la fecha de la celebración del banquete, la adecuación de
algunos platos puede variar, primando los productos de temporada. Por ejemplo,
sería más adecuado servir en primavera-verano una crema fría que una crema
caliente cuyo servicio es más apropiado para épocas del año con temperaturas
más bajas.
La cultura gastronómica de
la zona. El lugar de la celebración nos marcará unas tendencias gastronómicas u
otras, por tanto el menú irá vinculado a la gastronomía de la zona. En España
hay gran tradición culinaria y dependiendo de las regiones de nuestro país, se
tienen unas costumbres diferentes. En el norte del país tienen una cultura
gastronomía de guisos, mientras que en el centro peninsular el asado adquiere
una gran relevancia y si nos trasladamos al sur nos encontramos con los fritos.
Por ejemplo, en Segovia los platos más destacados son el cochinillo y el
cordero asado, llegando a ser el plato estrella en la mayoría de los banquetes.
Estos dos platos pueden servirse en una degustación conjunta (codero y
cochinillo), optar solo por una de ellas o dejar a gusto de los invitados la
opción de elegir.
El tipo de cocina del
establecimiento. Actualmente los restaurantes se especializan en un tipo de
cocina concreto a la hora de elaborar sus platos. Por tanto, dependiendo del
restaurador podremos encontrarnos con una
[[CAPÍTULO II]
44
Cocina más tradicional o una
cocina moderna, con las últimas tendencias gastronómicas.
Factores sociales. También
se tendrán en cuenta el gusto culinario de los anfitriones en relación directa
con los invitados. Se intentará confeccionar un menú que no sea excesivamente
elaborado ni sencillo, ya que un término medio permitirá una hegemonía entre el
menú y el gusto culinario de la mayoría de los invitados, llevando al banquete
al éxito. Los vinos y licores deberán estar acordes con el tipo de plato
elegido, como actualmente se conoce tiene que haber un maridaje perfecto.
Maridar vinos y comidas se ha
convertido en un autentico arte, consistiendo en unir o combinar un alimento
con el vino de manera armoniosa que sirva realzar la textura y el sabor de los
diferentes elementos que se encuentran en los alimentos y el vino. En la
actualidad, la gran mayoría de los establecimientos hosteleros han optado por
la contratación de un sumiller, que se encargue de asesorar a los clientes
sobre los aromas y las diferentes combinaciones que se pueden obtener.
Además de estos factores, hay
otro aspecto importante a tener en cuenta y para el que todos los restaurantes
están preparados. Los establecimientos deben preocuparse de conocer, si entre
los invitados existen personas que por algún motivo, como enfermedad, alergia o
religión tienen prohibido algún tipo de alimento. En este caso, el restaurante
realizará un menú especial para esas personas.
En el caso, que entre los
invitados hubiera niños, cosa que no ocurre en la gran mayoría de eventos, pero
si se suele dar en un enlace matrimonial, se elegirá un menú infantil apropiado
para ellos.
2.8 EL SERVICIO DEL BANQUETE
La empresa de hostelería
encargada de realizar el banquete en sus instalaciones, tendrá todo organizado
para cuando llegue el momento de ofrecer el servicio a las horas concertadas.
Servicio del aperitivo o
coctel de bienvenida. La tendencia actual es que para recibir a los invitados,
los anfitriones (los novios) ofrezcan a sus invitados un
[ORGANIZACIÓN DE UN ENLACE
MATRIMONIAL POR PARTE DE UNA EMPRESA DE HOSTELERÍA]
45
aperitivo. El servicio de éste
se puede hacer en el exterior, como en un jardín, o en el interior, en otro
salón diferente al del banquete. Para ofrecer el aperitivo se colocaran unas
mesas, cuya función es facilitar a los invitados, un lugar donde apoyar y dejar
las copas, vasos, etc. Durante el aperitivo los comensales permanecerán de pie
y el servicio de camareros irán pasando entre las personas, ofreciendo las
bebidas (agua, vino, refrescos, cava, cervezas, etc.) y los canapés variados.
La duración del aperitivo será aproximadamente de una hora.
Servicio de almuerzo o cena.
Para ofrecer un buen servicio en el banquete es muy importante contar con un
personal profesional. Ellos son los que van a tener mayor contacto con los
comensales, por esto además de profesionales de servicio tienen que tener unas
buenas cualidades con el trato de los clientes. La cantidad de personal que
vamos a necesitar para el banquete variara en función del número de comensales
y del tipo de servicio (menú ya emplatado desde la cocina o servido
directamente por los camareros).
Dirigiendo el grupo de
camareros, perfectamente uniformados, se encuentra el maître, que es la persona
responsable redirigir al personal durante el banquete. También se encargará de
dar la bienvenida a los novios, marcar los tiempos del servicio y seguir el
protocolo. Para el servicio, el maître asignará a cada camarero su rango, es
decir, le indicará las mesas que debe servir y atender. Para un buen servicio,
muchos restaurantes, colocan unas mesas auxiliares o galidones, que estarán
distribuidas de forma estratégica por el salón, en ellas, los camareros dejarán
las bebidas que se sirven, cuando éstas no van colocadas en el centro de la
mesa, y otros elementos necesarios para el servicio.
2.9 EL SERVICIO DE BAILE O
DISCOTECA
Como colofón al banquete, todo
enlace matrimonial, celebra en el mismo establecimiento un baile, que
tradicionalmente abren los contrayentes, bailando un vals al que después se
unen el resto de invitados. Durante el baile se ofrecerá a los invitados
bebidas (refrescos, licores, combinados, etc.). Es un momento de distracción y
diversión donde el protocolo se deja a un lado pero guardando siempre las
normas de cordialidad. Su duración dependerá del tiempo contratado, pero suele
durar mínimo una hora y media.
[[CAPÍTULO II]
46
2.10 SERVICIO POST-EVENTO
Una vez terminado el banquete
nos despediremos de los comensales agradeciéndoles su presencia y
preguntándoles si ha estado todo de su agrado y correcto. Con los anfitriones
nos reuniremos a posteriori para mantener con ellos una charla de cómo
transcurrió el evento y recibir la prestación económica convenida. Aquí, ellos
nos comentarán sus impresiones, debilidades, los rasgos más destacables y los
posibles errores cometidos. Esta información la empresa la analizará y
gestionará para reforzar sus fortalezas y corregir los elementos susceptibles
de mejora.
47
CAPÍTULO III:
CONCLUSIONES
[[CAPÍTULO III]
48
3.1 CONCLUSIONES
En la celebración de un evento
de carácter especial, como es el banquete de una boda, el establecimiento
hostelero se regirá por las normas protocolarias, siendo muy flexible para
adaptarse a los deseos del cliente, que en este caso son los novios, ya que es
“su gran día”.
El principal objetivo que debe
tener el empresario hostelero es el éxito del evento, lo que conlleva a la
satisfacción de los anfitriones “los novios” como de sus invitados y a la
captación de futuros clientes. Necesitando una planificación rigurosa, un
diseño apropiado y una programación adaptada a la celebración para el correcto
desarrollo de la misma. Para ello habrá que esmerarse en cuidar los más mínimos
detalles, como asegurarse de que la elección del lugar de celebración sea
siempre el adecuado, que la temperatura ambiente del salón sea la correcta, que
las mesas estén perfectamente distribuidas, vestidas y decoradas, con el menaje
que se va a usar dispuesto correctamente, asegurándose de que todas las piezas
de la cubertería y la vajilla estén en perfecto estado para su uso, que la
disposición de los invitados sea la correcta según se indica en los sistemas
utilizados para su distribución, que a su vez deberán estar situados en lugar
visible fácilmente por los comensales, que les informarán de una manera clara y
sencilla de su ubicación.
Es primordial que durante el
desarrollo de la celebración, todo se ejecute correctamente, para ello se debe
de contar con un personal que tenga experiencia técnica, que esté formado y sea
cualificado para realizar el trabajo que se le encomiende. Una función del
empresario, como profesional, es orientar en todo momento a los novios, respetando
sus deseos. Normalmente en los establecimientos hosteleros, hay una persona
encargada del aspecto comercial que debe de tener un conocimiento exhaustivo de
todo el procedimiento, incluyendo la manera de elaborar y presentar los
diferentes platos que se ofrecen en los menús. Será el que oriente, ayude y
explique a los novios, todo el desarrollo del evento, indicándoles que deben
hacer ellos, como anfitriones, en cada momento. Además, el restaurador tiene
que velar por la perfecta elaboración y presentación del menú, utilizando las
mejores materias primas, tener todas las instalaciones en perfecto estado de
uso. Para ello contará con recursos personales y económicos que utilizará para
conseguir el éxito y un beneficio del evento.
[CONCLUSIONES]
49
Basándonos en la experiencia
del día a día y dejando a un lado la parte más técnica, podríamos decir que a
los novios, lo que más les preocupa de la celebración del banquete es el menú.
Es el punto dónde los invitados son más exigentes. Para facilitar a los contrayentes
la elección final del menú y sus caldos, de las diferentes opciones que le
propone el establecimiento, algunas empresas les ofrecen una degustación de
varios menús preseleccionados, para que esa decisión les sea más fácil. La
combinación de los platos y el vino que se ofrezcan debe de ir en armonía, ya
que hoy en día el maridaje ha adquirido tal relevancia que es un aspecto al
cual los clientes dan mucha importancia.
Otro aspecto de gran
importancia, son los contratiempos que puedan surgir a lo largo de la
celebración del banquete. Siempre tiene que haber una persona con suficiente
autoridad y con capacidad de reacción, que cuando le indiquen los problemas
surgidos los resuelva rápida y eficazmente, haciendo todo lo posible para que a
los comensales no les afecten esos contratiempos. Si los incidentes recaen
directamente sobre algún invitado, se solucionará con premura y discreción.
En definitiva, la celebración
de un enlace matrimonial y de su banquete es un motivo de felicidad para los
contrayentes, sus familiares y amigos, por tanto las empresas tienen que lograr
ese objetivo.
[[CAPÍTULO III]
50
[[REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS]
51
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Bibliografía
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[[REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS]
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